اهمیت اخلاق ایمیل مناسب

آیا تا به حال ایمیل دریافت کرده اید که از فردی که آن را فرستاده اید تعجب می کند؟ یا بدتر، آیا تا به حال یک ایمیل ارسال کرده اید که بعدا پشیمان شدید؟

در پایان دریافت یک ایمیل بد می تواند شما را تکان دادن سر خود و تلاش برای کشف آنچه در روی زمین دیگر شخص فکر می کرد. به عنوان کسی که فرستاده آن را می تواند یک روز دیگر در معرض غم و اندوه، و پس از آن می تواند پیامدهای نامطلوب داشته باشد.

سرعت اسکن کردن ایمیل باعث شده است که روش ترجیحی ارتباطات باشد. این که آیا شما یک ایمیل شخصی و یا کسب و کار ارسال می کنید، به دنبال اخطار مناسب برای جلوگیری از سوء تفاهم و احساسات سخت ضروری است.

به دنبال قانون طلایی با درمان گیرنده به عنوان شما می خواهید به درمان می شود. قبل از اینکه بر روی "ارسال" بر روی هر ایمیل کلیک کنید یک دقیقه طول بکشد و آن را یک خواندن بیش از حد می دهید. استفاده موثر از ایمیل می تواند شما را در نور مثبت با سرپرست خود قرار دهد و حتی ممکن است زمانی را برای ارتقاء به شما برساند .

• 01 از 10

  فرض نکنید حریم خصوصی

  به یاد داشته باشید که شرکت شما و ایمیل شخصی شما خصوصی نیستند. شرکت شما دارای حق خواندن هر چیزی که از دفتر فرستاده شده است، بنابراین هرگز اطلاعات شخصی یا بسیار حساس را از کار ارسال نکنید و ارسال کنید. ایمیل شخصی از خانه ممکن است ارسال شود، بنابراین چیزی را در نوشتن قرار ندهید که ممکن است موجب ایجاد یک مشکل در صورت عدم دسترسی به شخص غلط شود.

• 02 از 10

  دور از نظرات توهین آمیز باشید

  از نظرات توهین آمیز در ایمیل خود اجتناب کنید این شامل موارد نژادپرست، جنسیت یا منفی در مورد شخص یا شرکت دیگری است. اگر یک ایمیل تهاجمی دریافت می کنید، آن را به هیچکس پاسخ ندهید و یا آن را ارسال نکنید. هرگز از ایمیل برای گفتن چیزی که می تواند به رئیس خود ناسازگار باشد، استفاده نکنید.

• 03 از 10

  فریاد نزن

  به خاطر داشته باشید زمانی که همه کلاه ها را تایپ می کنید، ایمیل شما به عنوان فریاد می زند. بعضی از مردم فکر می کنند که پیام آنها را برای خواندن آسان تر می کند، اما این مورد نیست. هنگام خواندن نامه های استاندارد، از یک فونت استفاده کنید که در چشم آسان است.

• 04 از 10

  پیام های خود را ویرایش کنید

  ایمیل های خود را قبل از ارسال آنها ایمیل کنید. با استفاده از املا و پیروی از تمام ایمیل های کسب و کار، اطمینان حاصل کنید که دستور زبان مناسب داشته باشید. شما همیشه می خواهید خود را به عنوان حرفه ای در مکاتبات ارائه دهید. بعد از اتمام نوشتن آن، ایمیل شخصی را چک کنید تا اطمینان حاصل شود که نقطه مورد نظر شما در آن قرار دارد. رها کردن یک کلمه می تواند معنی یک جمله را تغییر دهد.

• 05 از 10

  پاسخ با احتیاط

  راه مناسب برای پاسخ به ایمیلهایی که دریافت می کنید بدانید. توجه زیادی به فرستنده و دیگران در زمینه های "به" و "cc" داشته باشید. به سرعت پاسخ دهید و اجازه ندهید پوشه "ذخیره شده" شما بیش از حد پر شود.

  قبل از اینکه ببینید چه کسی در هدر قرار دارد، «پاسخ همه» را فشار دهید. پاسخ شما ممکن است دیگران را در لیست اشتباه بگیرد یا ممکن است اطلاعات ارسالی غیر ضروری را به افرادی که نمی دانید متوقف کنید. تنها زمانی که باید روی "پاسخ همه" کلیک کنید این است که اگر اطمینان دارید که همه اطلاعاتی را که می فرستید، نیاز دارد.

• 06 از 10

  با ابزارهای ایمیل آشنا شوید

  ابزار و نوع ایمیل را بدانید. این شامل "به"، "cc"، "bcc" و خطوط موضوع است. گیرنده اصلی باید در قسمت "به" باشد. وقتی فردی را کپی کنید، معمولا این فرد را به فیلد "cc" یا کپی کپی اضافه می کنید. اگر کسی بدون نیاز به دیگران در لیست دریافت ایمیل خود کپی شود، از "bcc" یا کپی کپی کپی استفاده کنید. فقط افرادی را کپی کنید که نیاز به دانستن اطلاعات ارسالی شما را دارند.

  هرگز ایمیل های زنجیری را ارسال نکنید. اینها می توانند به صورت ناخوشایند تبدیل به ایمیل های ناراحت کننده و ناراحت کننده شوند . شما نمی خواهید شخص دیگری باشید که پیغامی را که می تواند یا ممکن است درست باشد، به جلو ببرد.

  شما همیشه باید خط موضوع را برای یک ایمیل مربوط به کسب و کار پر کنید و در ایمیل شخصی ترجیح داده می شود. خط موضوع را تا حد امکان کوتاه نگه دارید و فقط یک موضوع در هر پستی داشته باشید.

• 07 از 10

  آن را کوتاه نگه دارید

  اکثر مردم به جای پیامهای طولانی و حرفهای ترجیح می دهند ایمیل های کوتاه. در صورت امکان، نکته خود را در چند جمله بیان کنید. برای یک پیام طولانی، با یک بند مقدماتی شروع کنید تا افراد بتوانند مبانی را بدانند. اگر بیش از یک موضوع دارید، پیام خود را به بیش از یک پست تقسیم کنید، با یک موضوع در هر ایمیل.

• 08 از 10

  تنت را تماشا کن

  حفظ یک پیام مثبت در ارتباطات ایمیل شما. به خاطر داشته باشید که اظهارات مبهم ممکن است به جای اینکه خنده دار باشد، به طور متوسط ​​رو به رو است. طنز سارافون را برای برقراری ارتباط صوتی ذخیره کنید تا دیگران بتوانند لحن صدای شما را بشنوند. این شامل خشم است. شما همیشه باید از ارسال ایمیل های خشمگین جلوگیری کنید، یا ممکن است خطر سوء رفتار با فردی را که با آن مشغول به کار هستید و یا به آن احتیاج داشته باشید.

• 09 از 10

  استفاده از پرچم های اولویت با اختیار

  اگر پرچم اولویت بالا دارید، فقط از آن استفاده کنید در صورت لزوم. با استفاده از آن بیش از حد، در نهایت اثر متضاد شما را می خواهید و ایمیل های خود را به پایین لیست اولویت برای گیرندگان ارسال کنید.

• 10 از 10

  نام خود را بنویسید

  فراموش نکنید که ایمیل هایتان را امضا کنید. گیرندگان ممکن است ناراحت شوند اگر آنها مجبور به پیمایش کنند و متوجه شوند که پیامی را به آنها فرستاده است. اگر شما انتظار پاسخ از طریق تلفن را دریافت کنید، حتما شماره را شامل کنید، حتی اگر می دانید فرد آن را در فایل دارد. هدف از ایمیل این است که صرفه جویی در وقت، و نیاز به متوقف کردن آنچه که او انجام می دهد، کار را کند می کند. اگر خط امضایی داشته باشید، آن را با آدرس ایمیل و شماره های تلفن همراه به روز نگه دارید.