چگونگی سازماندهی سیستم ضبط خانه در 7 مرحله

01 از 07

چگونگی راه اندازی کاغذی + سیستم ذخیره سازی که برای همیشه برای شما کار خواهد کرد

مبارزه واقعی است: مدیریت مدارک و کاغذ پریدگی چاله ها است. به همین دلیل است که برای ایجاد یک سیستم ضبط آسان و قابل اجرا در خانه، که شما واقعا از آن استفاده می کنید، بسیار مهم است. امروز، این چیزی است که ما قصد داریم، با هم.

هدف

یاد بگیرید که چگونه یک سیستم ثبت نام خانه را که برای بقیه عمر خود استفاده می کنید، تنظیم کنید. لازم است انعطاف پذیر باشد تا بتوانید تغییرات شیوه زندگی را جایگزین کنید، و باید ساده باشد تا بتوانید آن را حفظ کنید.

آنچه شما نیاز دارید

• جعبه کابینه یا جعبه فایل
• پوشه های فایل آویز (من این رنگ ها را دوست دارم که در تصویر بالا دیده می شود)
• دارنده فایل دسک تاپ
• تقسیم کننده
• سطل بازیافت
• پوشه های فایل
• سازنده برچسب یا قلم

زمان سنجی

این یک پروژه آخر هفته است ما توصیه نمیکنیم این کار را در یک هفته یک هفته پس از یک روز طولانی از کار / مدرسه انجام دهیم و غیره. این یک روز را در یک شنبه یا یکشنبه صبح با یک فنجان قهوه یا چای و یک نگرش بگذارید که انجام شود.

02 از 07

جمع آوری تمام مقالات خود را با هم در یک نقطه

اولین قدم در راه اندازی یک سیستم ضبط خانه، این است که تمام فایل ها و مقالات خود را در یک فضای مجزا قرار دهید تا بتوانید مرتب سازی، بازیافت و تقسیم کنید. داشتن همه چیز در یک نقطه دارای مزایای زیر است:

1. این کار شما را بر روی وظیفه در دست تمرکز می دهد. وقتی سعی می کنید انجام یک کار شما را در مورد هیجان زده (مانند پر کردن)، هر گونه بهانه ای برای سرگردان و شروع به یک پروژه جدید دیگر. اگر شما تمام منابع خود را (در اینجا ذکر شده) و تمام مقالات خود را در یک مکان داشته باشید، شما واقعا هیچ بهانه ای ندارید اما به آن بپردازید.
2. شما کامل تر خواهید بود انجام جابه جایی از خانه خود را به جلو به این معنی است که شما لازم نیست چندین هفته از این کار را دوباره تکرار کنید، زمانی که یک پشته فراموش شده ای را در اتاق لباسشویی پیدا کنید.

چندین مکان برای بررسی مقالات (به غیر از کشوهای میز قابل توجه خود، کابینت های کاغذی و شمع پستی):

1. اتاق نشیمن. مقاله ها تمایل به انباشته شدن در اتاق نشیمن دارند، زیرا ما اغلب ایده هایی نداریم که با آنها چه کار کنیم. به همین دلیل است که شما همیشه باید مقالاتی را که مطمئن نیستید با آنچه که در ایمیل من در جعبه است انجام دهید.
2. کیسه کوله پشتی، کیسه های کاری، کیف دستی، کیسه های ورزشی و چمدان ها.
3. آشپزخانه. شمع های کاغذی راهی برای پایان دادن به آشپزخانه دارند. این به این علت است که آشپزخانه اغلب برای اولین بار ما را به سمت دروازه می برد.

بنابراین، تمام مقالات خود را جمع آوری کنید و سپس ...

یک نقطه خوب را با سطح سختی که می توانید 5 ستون ایجاد کنید انتخاب کنید. اگر به اندازه کافی بزرگ باشد، ممکن است میز آشپزخانه، تختخواب مهمان یا میزتان باشد. اگر کف به اندازه کافی بزرگ نباشد، کف نیز کار می کند.

اگر مقادیر زیادی دارید، شمع هایتان ممکن است سرنگون شوند، سپس از جعبه ها یا حتی جعبه های مقوایی استفاده کنید. برچسب آنها را برای جدا کردن آنها از یکدیگر و جلوگیری از اشتباهات - مثل تصادفات برگشتی مالیات سال گذشته به جعبه "بازیافت".

03 از 07

جداول مقالات خود را به پنج دسته

اکنون وقت آن رسیده است تا به کسب و کار برسیم. شما قصد دارید هر مقاله را لمس کنید و تصمیم بگیرید.

قانون: شما باید تصمیم بگیرید که هر قطعه کاغذ این به یکی از این 5 دسته تقسیم می شود:

1. اقدام: مقالاتی که شما باید اقدام کنید و سپس آنها را رد کنید. این موارد را با آنچه در طبقه بندی زیر به عنوان «خانواده» نامیده می شود اشتباه نگیرید. اسناد خانگی به طور دائمی ثبت می شوند، پرونده های عملیاتی یک بار مورد استفاده قرار می گیرند و پس از آن دور انداخته می شوند.
   مثالها: دعوت نامه ها، بلیط پارکینگ، یادآوری های ملاقات، تکالیف، صورتحساب ها و غیره

2. آرشیو: مقالات یا اسنادی که باید بر روی آن آویزان شوید، اما نیازی به مرجع یا استفاده از بیش از یک یا دو بار در سال نیست.
   مثال: اظهارنامه مالیاتی، پرونده پزشکی، سوابق تحصیلی، مدارک و شواهدی که در وظیفه هیئت منصفه، اعمال، اجاره نامه، قرارداد و غیره شرکت داشتید.

3. خانگی: این مقالاتی است که شما برای خانه خود (و زندگی) خود استفاده می کنید.
   مثالها: کوپن، دستورالعمل، کتابچه راهنمای کاربر، رسید برای مالیات این سالها، اسناد برای سفرهای آینده و غیره

4. Recycle: مقالات و اسناد که در هیچ یک از مقوله های بالا قرار نمی گیرند و حاوی اطلاعات شخصی نیستند.
   مثالها: نامه های ناخواسته، برگه های کار از سمیناری که دیگر علاقه مند نیستید، روزنامه ها، مجلات، مشاغل قدیمی که نیازی ندارید، استفاده از پاکت نامه و غیره

5. Shred: مقالات و اسناد که در دسته های 1 تا 3 قرار نمی گیرند اما دارای اطلاعات شناسایی شخصی هستند.
   مثال: پیشنهادات کارت اعتباری، بیانیه های قدیمی بانک، صورتحساب ها و غیره

04 از 07

Declutter + اخطار اسناد و پرونده هایی را که دیگر نیازی به آن ندارید

بزرگترین شمع شما بازیافت خواهد شد. اول آن را بازیافت کنید - هدف این است که میزان کاغذی را که با آن در سریعترین زمان ممکن با آن برخورد میکنید پایین بیاورید.

بعد، پاره پاره ها را پاره کنید - این باید شامل مواردی باشد که شما را فراتر از نام و آدرس شما شناسایی کند.

به همین ترتیب، این گارد شما ID Roller از فروشگاه کانتینر بسیار مقرون به صرفه و بسیار مناسب برای کسانی که بیمار داشتن مربا شخم زده شما. به این ترتیب شما می توانید به راحتی بر روی اطلاعات شناسه خود و ایمیل و اسناد و مدارک خود را با اطلاعات شخصی بر روی آنها به جای خراب کردن تمدید کنید.

حالا که این آشغال را زده اید، وقت آن رسیده تا سیستم را راه اندازی کنید:

1. آسان برای استفاده، بنابراین شما در واقع از آن استفاده کنید؛
2. به اندازه کافی انعطاف پذیر برای متناسب با تغییرات زندگی و پروژه های جدید؛ و،
3. بنابراین مطمئن باشید زمانی که شما نیاز به پیدا کردن چیزی سریع، شما می توانید آن را پیدا کنید.

زیبایی در اینجا این است که شما می توانید این دسته ها را پایین تر بر اساس میزان کاغذی که در داخل یا خارج از منزل یا دفتر شما قرار می گیرد را از بین ببرید.

05 از 07

راه اندازی یک فایل بایگانی برای سیستم ضبط خانه

این بسیار آسان است که تصمیم بگیرید که چه مقالات به فایل بایگانی شما وارد شود. این مهمترین مقالاتی است که شما دارید. آنها اثبات می کنند که شما خانواده خود هستید، مالیات خود را پرداخت می کنید، خانه های خود و اتومبیل ها، فارغ التحصیل از کالج، می توانید در خارج از کشور خود را در گذرنامه یا ویزا سفر کنید. اگر مالک یک کسب و کار هستید یا بیش از یک مالکیت دارید، این پرونده حتی بزرگتر خواهد بود.

در اینجا یک لیست از اصول برای نگه داشتن در این فایل وجود دارد:

• بازده مالیاتی
• مدارک پزشکی
• مدارک تحصیلی
• اثبات شما وظیفه هیئت منصفه
• اعمال
• اجاره دادن
• قراردادها
• گذرنامه
• کارت های امنیتی عادی
• سوابق استخدامی
• گواهی تعمید
• بیمه عمر / اسناد بازنشستگی

این مقالات را در یک جعبه فایل در پوشه های برچسب ذخیره کنید. در صورت خرید یک جعبه مقاوم در برابر آتش، هنگامی که شما شروع به کسب مواد بیشتر برای حفظ امنیت در نظر بگیرید.

پرونده هایی را که اغلب استفاده می کنید (مانند چندین بار در سال) در جلو نگه دارید. در صورت تمایل به سازماندهی بیش از حد این فضا، مقاومت کنید، زیرا اگر شما بیش از حد مشخص هستید، واقعا سخت است که چیزهایی را پیدا کنید که واقعا، واقعا به آنها نیاز دارید. به طور کلی، اگر شما به فایل بایگانی خود فرو می روید، واقعا، واقعا به این قطعه کاغذ نیاز دارید، تا آن را به اندازه خودتان آسان تر کنید.

در اینجا دسته های من هستند:

• علمی
• ماشین
• استخدام
• مالی
• سلامتی
• شناسه
• بیمه
• مشاور املاک

آنها را بر اساس حروف الفبا مرتب کنید، اما فایل ID را از پیش نگه دارید. این مواردی مانند گواهی تولد شما، گذرنامه، کارت اعتباری و گواهینامه های تعمید دارد. این نیز جایی است که شما مجوز ازدواج خود را نگه دارید.

برای ذخیره این مقالات، صندوق تأمین امنیت بالا را به شدت در نظر بگیرید که ارزش آن کمتر از 50 دلار است *. یکی دیگر از گزینه جعبه تجدید نظر امنیتی بالا است. این یکی برای وسایل پزشکی طراحی شده است، اما به آسانی میتواند چندین مقاله را نابود کند.

شما می توانید خود را DIY فایل خود را تنظیم کنید، و یا شما می توانید از FileSolutions خانه سیستم ضبط استفاده کنید.

* اگر این پرونده ها را از دست بدهی، بهای زیادی برای دریافت نسخه از ثبت نام کنندگان، شهرداری، موسسات دانشگاهی و غیره می پردازید، بنابراین 50 دلار سرمایه گذاری ارزشمند و هوشمند است.

06 از 07

ترتیب یک فایل خانگی

در اینجا یک قاعده خوب برای آنچه که شما باید در فایل خانگی خود ذخیره کنید: هر چیزی که ممکن است در آینده نیاز باشد، اما لازم نیست که در حال حاضر اقدام کنید، که در فایل بایگانی شما تعلق ندارد. از یک فایل خانوادگی خود (به نام «دفترچه ی خانوار») به عنوان مثال استفاده کنید، بنابراین شما می توانید یک ایده ی بهتر از آنچه که در این فایل ذخیره شده است و چه چیزی را نداشته باشید.

ابتدا، به جای یک جعبه یا جعبه فایل، من یک لینک با بخش و سپس جیب برای چیزهایی مانند کوپن ها و کارت های هدیه را ذخیره کردم. شما می توانید از این لینک دهنده استفاده کنید و بخش هایی برای موارد زیر داشته باشید:

• کوپن ها / گروه ها
• کارت هدیه
• اسناد برای سفرهای بعدی / سفر
• تخفیف ارسال کرده ام و منتظر دریافت چک من هستم
• رسید برای اقلام بزرگ مانند یک دستگاه یا یک قطعه بزرگ مبلمان
• یک جیب برای تمام کارت های پاداش خود داشته باشید
• یادداشت ها و مواد مرجع برای پروژه های آینده شما در حال کار بر روی
• دستور پخت*
• رسید برای مالیات
• بیمه نامه اتومبیل / خانه / اجاره دهنده

شما احتمالا فقط می توانید بسیاری از این ها را به یک حساب Evernote اسکن کنید ، اما زمانی که به آنها نیاز دارید، مجبورید دوباره آن را چاپ کنید، بنابراین آن را در این نوت بوک قرار دهید و آن را دفترچه ی خانواده ی خود را بنویسید.

* یک فایل جداگانه برای دستورالعمل هایی که می خواهید روزی برسد را نگه دارید اما نه.

07 از 07

راه اندازی یک فایل عمل

پرونده عملی مقالاتی است که شما باید اقدام کنید و سپس آنها را رد کنید. هر اسنادی یا کاغذی که باید به طور دائمی یا برای یک دوره طولانی مدت (بیش از یک ماه) ثبت شود، احتمالا در فایل خانگی شما تعلق دارند.

فایل های عمل عبارتند از:

• رفتن به یک بار استفاده می شود و پس از آن دور انداختن؛ یا،
• فایلهایی که منتظر اقدام هستند

برای نگهداری این مقالات به طور خاص از جعبه استفاده کنید و ما این جعبه را توصیه می کنیم. نارنجی را انتخاب کنید زیرا رنگی ظریف است و تفکر این است که شما حداقل یک بار در هفته از جعبه استفاده کنید. این همچنین می تواند در جعبه Inbox شما برای مدیریت ایمیل مفید باشد.

در اینجا نمونه هایی از مواردی که در پرونده عمل شما وجود دارد:

نامه ورودی:

• هر چیزی که شما در پست دریافت می کنید در این فایل قرار دارد
• هر قطعه ای از کاغذی که کسی به شما می دهد یا شما را در کیف دستی خود بگشاید و بچرخاند

موارد تقویم:

• دعوت نامه برای رویدادهای آینده و هر جهت و یا کارت پاسخ که با آنها همراه است
• صورتحساب پرداخت و سپس انهدام یا بازیافت
• مجوز برای ثبت نام لغو می شود
• یادآوری های انتصاب

موارد پرداخت:

• بلیط پارکینگ برای پرداخت
• صورتحساب پرداخت

آیتم های شما منتظر هستند:

• رسیدگی به هر چیزی که اخیرا خریداری کرده اید، اگر تصمیم به بازگشت دارید. به عنوان مثال، اگر شما یک بسته از آمازون دریافت می کنید، لغزش بسته بندی در این سطل را از بین می برید در صورتی که محصولات نتواند کار کند و شما باید آن را بازگردانید. به همین ترتیب برای بسته های دیگر که دریافت می کنید.
• رسید برای هر چیزی که در انتظار است به عنوان مثال، اگر شما یک لایحه را به شرکت بیمه خود منتقل کرده اید و منتظر بازپرداخت آن هستید، در این فایل قرار می گیرد. اگر چیزی را برگردانید و منتظر بمانید که بازپرداخت در صورتحساب صورتحساب شما یا در صورتحساب کارت اعتباری شما ظاهر شود، در این جعبه قرار می گیرد.

شما می توانید این فایل را به دسته های بیشتر شکستن، اما ساده تر فقط همه چیز را در این جعبه بریزید و سپس آن را یک، دو بار یا سه بار در هفته انجام دهید. در آن لحظه می توانید چیزهایی را که دیگر نیازی ندارید بازیافت کنید یا تکه تکه کنید، فایلهایی را که در بایگانی یا خانگی وجود دارد و هر چیزی که نیاز به پاسخ دارد، به کار ببرید. هدف این است که این فایل را تا آنجا که ممکن است حفظ کند.

اما ... ترفند این است که شما باید از طریق این فایل حداقل یک بار در هفته، ترجیحا بیشتر بپردازید. من به شدت توصیه می کنم این کار را به شخصی که هفتگی منظم سازماندهی می کنید اضافه کنید، این کار را یک بار در هفته انجام می دهید و مقادیر نسبتا کمی از آنها را ذخیره می کنید و نه