چگونه ایمیل خود را در 5 مرحله مدیریت کنید

یادگیری نحوه مدیریت ایمیل های شما یک کار سازماندهی شگفت انگیزی دلهره آور است زیرا شما نمی توانید تنها به صورت بصری پیام های سازماندهی کنید، شما باید هر سند را بخوانید و لمس کنید تا پرونده یا رد شود. بهترین راه برای مدیریت جامع، کاهش میزان کاغذی است که در خانه شماست. برای چگونگی مدیریت ایمیل در چهار مرحله مطالعه کنید.

• 01 از 05

  خالی کردن یخ زده

  با کاهش متوقف کردن ایمیل های ناخواسته هجوم می آورید.

  قسم می خورم اگر من همیشه از دست داده ام، کاتالوگ J Crew برای اولین بار من را پیدا خواهد کرد. کاهش تعداد ایمیل های ناخواسته که دریافت می کنید، زمان صرف هزینه ایمیل خود را کاهش می دهد. کمتر ایمیل = زمان کمتر.

  پاداش: برای محیط زیست خوب است.

• 02 از 05

  زمانبندی آن

  اغلب مردم از طریق ایمیل مرتبا در حین راه رفتن در درب بعد از کار مرتب می شوند و اغلب در وسط متوقف می شوند تا کت خود را دور بریزند یا توجه خود را به چیزی که برای شام است، تبدیل کند. مقاومت در برابر تمایل به مدیریت پست الکترونیکی تا زمانی که وقت و توجه خود را برای دادن این کار انجام دهید.

  دلایل:

  1. اگر شما در راه خود را در درب مرتب کنید، احتمالا شما آماده نیست که در آن زمان پست الکترونیکی خود را مدیریت کنید. شما نیاز به ابزارهای مناسب (در زیر) و توجه به تصمیم گیری در مورد چگونگی استفاده یا حذف هر قطعه.
  2. هر چند وقت یک بار تکه کاغذی را لمس نکنید. این چیزی است که باعث می شود تا مدیریت کاغذ خیلی خسته کننده باشد: شما باید هر بار آن را بخوانید! منتظر بمانید تا آماده باشید تا مدیریت شود.

  زمان بندی برنامه هر روز یا یک بار در هفته برای سازماندهی ایمیل شما.

• 03 از 05

  ابزارها

  ابزار مناسب برای از بین بردن، بازیافت و یا پاسخ به ایمیل خود داشته باشید.

  هیچ چیز فانتزی نیست، اما زیر را در دست داشته باشید:

  1. فشرده ساز - هر چیز با اطلاعات شناسایی فراتر از نام و آدرس شما باید بلافاصله تقسیم شود.
  2. Recycling Bin - بیشتر ایمیل ها می توانند بلافاصله بازیافت شوند (فکر می کنید: کوپن ها، fliers، اطلاعیه ها).
  3. سیستم ضبط و تقویم - برای پست الکترونیکی شما نیاز به اقدام در هر زمان بلافاصله یا در آینده است.

  با "در دست"، من واقعا در دست دارم. شردرس و سطل بازیافتی را در اتاق های جداگانه ای ندارید. من ایمیل خودم را روی دو سطل بازیافت و شردر قرار می دهم و سپس نامه ای را که باید برای انجام کار بر روی میز خود برگردانم که من تقویم من و یک سیستم ضبط دسک تاپ را تنظیم می کنم، منتقل می کنم. من توصیه می کنم یک صندوق فایل جداگانه جداگانه جداگانه، و همچنین یک کابینت بایگانی برای سازمان پست الکترونیکی.

• 04 از 05

  ایجاد یک سیستم

  برای هر قطعه ایمیل 3 بازی "پایان" وجود دارد:

  1. اقدام - ایمیل شما نیاز به اقدام در حق یا در نهایت. این نوع پست به دسته های دیگری مانند آرشیو / مرجع، پاسخ، عمل و غیره شکسته خواهد شد.
  2. Recycle - ایمیل های ناخواسته که برای شما ارزش ندارد و اطلاعاتی راجع به آن مشخص نیست و فراتر از نام شما نیست.
  3. Shred - هر قطعه ای از ایمیل که دارای اطلاعات شناسایی شده بر روی آن فراتر از نام و آدرس شما است. این شامل شماره های امنیت اجتماعی، تاریخ تولد، پیشنهادات کارت اعتباری و ... می شود. مطمئن نیستید که آیا باید بازیافت یا خرچنگ کنید؟ ببینید چه چیزی به خراب شدن و خواندن بیشتر در مورد سرقت هویت: چگونه از خودتان محافظت از سرقت هویت.

• 05 از 05

  در آن نگه دارید

  چند راه وجود دارد:

  • هر روز جمعه سیاه (روز بعد از شکرگزاری)، در حالی که هر کس دیگری خریدار است، من تمام کاتالوگهایی را که دیگر نمیخواهم دریافت کنم و آنها را لغو کنم، جمعآوری میکنم.
  • پیگیری برنامه سازماندهی هفتگی ، که در آن ما ایمیل را به صورت هفتگی مدیریت می کنیم.
  • شما می توانید بیشتر در مورد چگونگی مدیریت پست الکترونیکی روزانه مطالعه کنید.