آیا تلاش های شما برای از بین بردن ضرب و شتم کاغذ اغلب به شکست می انجامد؟ یا حتی شما هم با تعداد قابل توجهی از مقالات در میز خود به حتی سعی کنید؟ شما ممکن است اشتباهات قابل فهم، اما خود خرابکاری را انجام دهید. برای یادگیری نحوه اجتناب از اشتباهات رایج که مردم هنگام مدیریت ضرب و شتم کاغذ انجام می دهند، مطالعه کنید.
1. بیانیه های کاغذی را حذف نکنید
شما ممکن است هنوز مجبور شوید برخی از صورتحساب ها را از راه قدیم پیدا کنید، اما اکثر نرم افزارها به تغییر صورتحساب بدون کاغذ دسترسی پیدا می کنند.
در حالی که شما در آن هستید، ببینید که جای دیگری شما می توانید کاغذ اضافی را کاهش دهید. اگر کاتالوگ ها را دریافت می کنید، هرگز در آن نگاه نکنید، چند دقیقه برای تماس با شرکت ها و درخواست از فهرست خود حذف کنید. اگر به چند مجله و روزنامه تقسیم کنید، فکر کنید که کدامیک از شما ترجیح می دهید در چاپ بخوانید و کدامیک از آن ها را آنلاین نخواهید دید.
2. برگزاری مقالات
این موضوع برای مقالاتی که نمی خواهید (به عنوان مثال ایمیل های ناخواسته) و همچنین کسانی که نیاز دارید (به عنوان مثال صورتحساب) می گذارند. هر چه دیگر منتظر بمانید، این احتمال بیشتر است که هرگز آن را انجام ندهید، منجر به پرداخت یا جعبه خالی پر از یک سال ارزش یکشنبه نیویورک تایمز. ساده ترین راه برای مدیریت ایمیل شما این است که هر چه زودتر به آن رسیدگی شود. در مورد مقالاتی که باید بردارید، یک کار به طور منظم برنامه ریزی شده را بازیافت کنید، نه تنها کاری که شما انجام می دهید زمانی که مقالات تهدید به دفن شما می شوند.
3. داشتن یک سیستم ضبط ناسالم یا ناقص
اگر شما هیچ جایگاهی برای نگهداری مقالاتی ندارید و هیچ راهی آسان برای از بین بردن آنهایی که انجام نمی دهید، احتمالا فقط آنها را جمع می کنید و ذهنی آنها را تحت عنوان "برای مقابله با ... روزی" قرار دهید. اجتناب از این ایجاد یک سیستم که برای شما کار می کند، این بدان معنی است که یک کابینت مدارک مدارس قدیمی، یک اسکنر قابل اعتماد یا یک پاره کننده است.
4. داشتن پد راه انداز
یک پلت فرم پرتاب یک فضای اختصاصی در نزدیکی درب ورودی شما است که در آن مواردی که هر روز به آنها نیاز دارید، کلیدها، عینک ها و غیره نگهداری می شود هر زمان که آنها در حال استفاده نیستند. یک پلت فرم راهاندازی با تمام انواع جلوههای کاغذی کمک نخواهد کرد، هرچند این روش عالی برای اطمینان از خروج ایمیل از خانه است.
مهم است که مفهوم پد پرتاب و عادت هایی که به شما کمک می کند تا توسعه یابید.
اساسا یک پد پرتاب باعث می شود که هر روز یک کار مشابه را انجام دهد. کلید زدن کلید های خود را در یک مکان خاص به محض اینکه وارد می شوید همان نوع رفتار است که ایمیل های ناخواسته را پرتاب می کند در اسرع وقت آن را دریافت می کنید یا ایمیل مهمی را به موقع باز کنید. هنگامی که شما در مورد سایر کارهای روزانه مرتبط، مانند مرتب کردن ایمیل خود فکر می کنید، می توانند بخشی از این سیستم باشند.
5. مبهم
این یکی است که من گناهکار هستم در اینجا یک مثال است: در جعبه فایل من یک پوشه با نام "ماشین" مشخص شده است. به این معنی که اگر من باید عنوان ماشینم را جستجو کنم، باید از طریق گواهینامه خدمات اتومبیل، اسناد مربوط به بیمه اتومبیل، اطلاعات مربوط به ماشین قدیمی من من دیگر ندارم و غیره (من همچنین یک پوشه با نام "misc." که یک فاجعه سازماندهی است در انتظار وقوع است.)
وقتی سازماندهی مقالاتی را که لازم دارید نگهداری کنید بهتر است که به همان اندازه مشخص و واضح باشید. معرفی پوشه هایی با برچسب هایی مانند «بیمه اتومبیل»، «تعمیر و نگهداری خودرو» و «مالی خودرو»، استفاده از سیستم ثبت نام من را بسیار کم هزینه تر می کند.
شما همچنین می توانید مقادیر زیادی از کاغذ اضافی را با یادگیری مدت زمان لازم برای نگهداری اسناد کاهش دهید .
اگر شما مقالات قدیمی را ذخیره کرده اید که هرگز از آنها استفاده نخواهید کرد، سرانجام خلاص شدن از آنها باعث بر هم خوردن بسیاری از زندگی شما خواهد شد.