فهرست سریع چگونگی نگه داشتن اسناد + چه چیزی باید تقسیم شود
کاغذ درد است و مدیریت یک سیستم ضبط خانه می تواند یک کشیدن باشد، اما برخی از اسناد که واقعا نیاز دارید به آن برسید زیرا شما هرگز نمی دانید زمانی که به آنها نیاز دارید. در اینجا یک primer در مورد چگونگی حفظ اسناد و زمانی که با آنها انجام می شود، کدامیک از مواردی را که لازم است تکه تکه کنید. این باید به عنوان یک راهنمای مرجع سریع برای ایجاد و حفظ یک سیستم ثبت نام خانه کارآمد باشد.
ابتدا فکر کنید که میزان کاغذی که دریافت می کنید کاهش می یابد و شما مجبور خواهید شد که مقداری کمتر یا کمتر چاپ کنید.
این به معنای خلاص شدن از نامه های ناخواسته، ثبت نام برای صورتحساب الکترونیکی و پذیرش آگهی ها، کوپن هایی است که هرگز از آن استفاده نخواهید کرد، یا دیگر مواردی که شما احساس می کنید مانند اینکه شما نیاز دارید تا زمانی که می دانید واقعا نمی خواهی آویزان شوید.
اگر واقعا با کلاهبرداری کاغذی به نقطه ای که احساس می کنید که ممکن است آن را نگه دارید ، سخت تلاش کنید ، به حرفه ای برسید که می تواند شما را از طریق فرایند تبلیغاتی هدایت کند.
گام دوم این است که مطمئن شوید که یک سیستم مدیریت ایمیل خوب در اختیار دارید. به طور موثرتر شما ایمیل هایی را که وارد می کنید اداره می کنید، در اغلب موارد شما مجبور به انجام یک جلسه بزرگ / فشرده سازی / بازیافت می گردید.
تنظیم یک سیستم ضبط الکترونیکی
خلاص شدن از پر کردن کاغذ خود را با تنظیم یک سیستم ثبت الکترونیکی، فضای شما را ذخیره و خلاص شدن از شر کاغذی. این یک پیروزی است امروزه سیستم ثبت نام الکترونیکی بسیار حساس است. برای شروع، شما نیاز به یک اسکنر و یک مکان برای ذخیره فایل های خود، یک سیستم پوشه در رایانه یا در ابر و یک درایو سخت خارجی است.
پوشه های عمومی را برای انواع مختلف اسناد (نمونه ها: خانوار، مالیات، خودرو، گواهی تولد، و غیره) تنظیم کنید. لازم نیست که با نگهداری اسناد دقیق تر از سیستم های ثبت الکترونیکی استفاده کنید.
سپس، هر اسنادی را اسکن کرده و در یک پوشه بر اساس محتویات ذخیره کنید.
نگه داشتن کپی اسناد مهم
برای اسناد بسیار مهم شما، کارشناسان توصیه می کنند کپی ها را نگهداری کنید.
این به معنای داشتن یک کپی در ذخیره سازی ابر و دیگری در یک درایو سخت است. این می تواند به معنای حفظ یک کپی در ضبط الکترونیکی شما و یک نسخه کپی در ایمنی نسوز باشد.
فروشگاه این اسناد برای همیشه
این اسناد باید برای همیشه ذخیره شوند:
سوابق تحصیلی - دیپلم، رونوشت و هر کار نمونه کارها که ممکن است در آینده برای درخواست شغل مورد استفاده قرار گیرد.
مقررات تصویب
گواهینامه های تعمید
گواهی تولد
گواهی مرگ - ممکن است برای مقاصد مالیاتی مورد نیاز باشد.
گواهینامه رانندگی
سوابق استخدامی - هر بخش، موافقت نامه، پرونده انضباطی و بررسی عملکرد.
گواهینامه ازدواج
مدارک پزشکی
سوابق نظامی
گذرنامه
بازنشستگی و سوابق بازنشستگی
کارت های تامین اجتماعی
تسلیم
صرفه جویی در یک دوره کوتاهتر از زمان
این اسناد شما ممکن است اغلب به صورت ماهیانه یا هفتگی لمس کنید:
بیانیه بانک - 1 ماه
صورتحساب - 1 سال برای هر چیزی مالیات و یا ضمانت مربوط، تمام صورت حساب های دیگر باید به زودی به عنوان آنها پرداخت می شود.
صورتحساب کارت اعتباری - بلافاصله زمانی که پرداخت می شود.
دریافت های خانه بهبود - نگه دارید تا زمانی که خانه فروخته شده است.
سوابق سرمایه گذاری - 7 سال پس از اینکه حساب را بسته و یا امنیت را فروختید.
اجاره نامه ها - نگه دارید تا زمانی که شما نقل مکان کرده اید و سپرده خود را از صاحبخانه دریافت کرده اید.
Paychecks / Pay Stubs - 1 سال تا زمانی که W-2 دریافت کرده اید
درآمد فروش - نگهداری برای عمر گارانتی. بدیهی است که این امر فقط به خرید عمده مانند لوازم الکترونیکی و الکترونیک اعمال می شود. به طور معمول، برای خرید چیزهایی مانند مواد غذایی و لباس، فقط تا زمانی که می دانم که قصد بازگشت به آن را ندارم، معمولا درآمد کسب می کنم.
اسناد مالیاتی - 7 سال از جمله پرونده شما و تمام اسناد همراه مانند W-2 و رسید.
سوابق خودرو - نگه دارید تا قایق، ماشین یا موتور سیکلت فروخته شود.
چگونگی خلاص شدن از اسناد
اسکن اسکنه راه اصلی برای محافظت از خود از سرقت هویت است. (مصاحبه با جی فولی کارشناس امنیتی درباره نحوه محافظت از خود در سرقت هویت). معذرت خواهی چه چیزی را تکه تکه کردی؟ قاعده کلی هر چیزی است که اطلاعات زیر باید خراب شود: شماره حساب ها، تاریخ تولد، نام دختر، اسم رمز و پین، امضا، و شماره های امنیت اجتماعی.
باز هم، آنها بدون مغز هستند.
در اینجا اصول اولیه هستند:
اگر اسناد هنوز "فعال" هستند یعنی شما باید به آنها مراجعه کنید و یک سیستم ساده ثبت نام خانه ایجاد کنید. این بدان معنی است که اسناد را بر اساس موضوعی بنویسید و سپس آنها را از بین ببرید.
اسناد به چه شکلی
اگر با این اسناد انجام می شود و دیگر نیازی به آنها ندارید، در اینجا چیزی است که شما باید آن را تکه تکه کنید (همه چیز دیگر - مثل کاغذ کاری - شما فقط می توانید بازیافت کنید).
گواهینامه ATM
اظهارات بانک
نسخه های گواهی تولد
چک لغو و لغو شد
صورت حساب های کارت اعتباری
گزارش های اعتباری
مجوز های رانندگی (منقضی شده)
اسناد استخدامی که دارای شناسایی هستند
گذرنامه و ویزا منقضی شده است
حساب های سرمایه گذاری #s
اسناد حقوقی
سرمایه گذاری، معاملات سهام و املاک
موارد با امضای (اجاره نامه، قرارداد، نامه)
برچسب چمدان
سوابق پزشکی و دندانپزشکی
مقالات با شماره امنیت اجتماعی
رمزهای عبور یا شماره های PIN
نکات پرداختی
برنامه های کارت اعتباری پیش تصویب شده
رسید با چک کردن شماره های حساب، شماره کارت اعتباری و یا هر گونه اطلاعات شناسایی دیگر
اشکال مالیاتی
رونوشت با اطلاعات شناسایی شده بر روی آنها
سفرهای سفر
بلیط های مورد استفاده
صورت حساب های سودمند (تلفن، گاز، برق، آب، تلویزیون کابلی، اینترنت)
اطمینان حاصل کنید که سیستم ثبت نام انعطاف پذیر تنظیم شده است تا این اسناد را در چک نگهدارید و آنها را هنگامی که دیگر لازم نیست شریک شوند.
هر چیزی که شما قصد دارید برای حفظ نیازهای خود اقدام کنید، سازماندهی و ارائه شود. من سیستم ضبط خانه من را دوست دارم