در روز کار من، من در ارتباطات کار می کنم، بیشتر برای سازمان های غیر انتفاعی. بخشي از کاري که من انجام مي دهم شامل حصول اطمينان از استراتژي براي ارتباطات داخلي و خارجي است. این همچنین شامل ایجاد یک برنامه برای حرکت اداری است که سازمان فعلی من در شش ماه آینده برنامه ریزی می کند .
در حالی که ممکن است فکر کنید که گام های بسیار زیادی برای برنامه ریزی در یک حرکت اداری وجود دارد که شما حتی وقت خود را برای صحبت در مورد ارتباطات در اختیار ندارید، باید یک یا دو روز طول بکشد تا یک استراتژی قوی ایجاد کنید که کارکنان و مشتریان را آگاه سازد از تغییرات آینده .
بگذارید با کارکنان شروع کنیم زیرا آنها به طور مستقیم تحت تاثیر حرکت هستند .
ارتباطات داخلی باید شامل این پیام های کلیدی:
- یک جدول زمانی روشن: اطمینان حاصل کنید که تمام مراحل کلیدی حرکت را لیست کنید تا همه بتوانند انتظار داشته باشند و چه زمانی.
- دستورالعمل های بسته بندی: به کارکنان دستورالعمل هایی در مورد نحوه بسته بندی دفتر و یا اتاق های خود را برای حرکت فراهم کنید. این باید شامل موارد زیر باشد: کجا مواد بسته بندی را دریافت کنید، چه مسئولیتی برای بسته بندی و مهلت ارسال دارند.
- اطلاعیه پیشرفته هرگونه بسته شدن دفتر : در حین حرکت، ممکن است نیاز به بستن دفتر برای بسته بندی نهایی و انتقال تجهیزات و مبلمان اداری باشد. اطمینان حاصل کنید که کارکنان شما از این تاریخ ها آگاه هستند و اگر و چگونگی کسب و کار در طول حرکت ادامه یابد و این که چگونه بر برنامه کاری و حجم کاری آنها تاثیر می گذارد.
- طرح دفتر جدید: کارکنان می خواهند زودتر از آنچه فضای جدید شبیه هستند و نحوه ایجاد دفاتر آن را بدانند. آیا آنها هنوز فضای خود را دارند یا در حال حاضر در مکعب یا طرح طبقه باز هستند؟ اطمینان حاصل کنید که راه را برای اطلاع رسانی به کارکنان از چگونگی تغییر فضای کاری خود ایجاد کنید.
- مکان های جدید، پارکینگ و گزینه های رفت و آمد: ارائه کارکنان با تمام اطلاعاتی که در مورد مکان جدید نیاز دارند، به طوری که آنها می توانند حمل و نقل را به فضای جدید آماده کنند.
هنگامی که تمام پیامهای کلیدی را مشخص کرده اید، باید تعیین کنید که بهترین راه ارسال این پیام چیست. روش مورد استفاده شما باید بر اساس نوع پیام تعیین شود.
به عنوان مثال، جدول زمانی به راحتی می تواند از طریق intranet شرکت شما تحویل داده شود؛ در حالی که بسته شدن دفتر ها بهتر است در جلسه کارکنان ارائه شود تا اطمینان حاصل گردد که سوالات می توانند پاسخ داده شوند.
راه های برقراری ارتباط با اهداف کارکنان:
- اینترانت: برای آن دسته از شرکت ها یا سازمان هایی که دارای اینترانت هستند، این معمولا بهترین پلت فرم برای اکثر پیام ها است. این امکان به روز رسانی آسان به فایل ها و اطلاعاتی است که به همه کارکنان می رسد.
- جلسات شخصی: بدون توجه به پیام، جلسات کارکنان مکان خوبی برای اعلامیه ها و اجازه دادن به کارکنان شان برای بحث کامل است. شما همچنین می توانید از زمان جلسه برای بررسی نحوه انتقال اطلاعات به کار ببرید تا کارکنان می دانند که آنها مطلع می شوند.
- ایمیل: در حالی که ایمیل آسان است، این بهترین راه برای انتقال اطلاعات نیست. شما نمی خواهید ایمیل های زیادی ارسال کنید که مردم نمی توانند اطلاعات را در صورت نیاز به آن پیدا کنند. اگر از ایمیل استفاده میکنید، مطمئن شوید که فقط از آن استفاده میکنید تا افراد بتوانند بدانند که آنها میتوانند اطلاعات را بدست آورند.
- پوشه های مشترک : اگر شما یک اینترانت ندارید، ایجاد یک پوشه معمول در یک درایو شبکه ای که همه می توانند به آن دسترسی داشته باشند، بهترین راه برای ذخیره اطلاعاتی است که می خواهید مردم به آن دسترسی داشته باشند.
- بولتن تبلیغاتی: یک فضای فیزیکی که در آن اطلاعات قرار می گیرد، کاری عالی است. مردم نه تنها می توانند آن را بررسی کنند، بلکه مکان هایی را فراهم می کنند که مردم بتوانند نگرانی های خود را جمع آوری و مورد بحث قرار دهند.