اگر شما نیاز به حرکت کسب و کار خود دارید ، بهترین مکان برای شروع برنامه ریزی برای بسته بندی و حرکت است. کلیدی برای یک حرکت موفق، ایجاد برخی از اتحاد ها است که می تواند به ایجاد انگیزه و هماهنگ کردن بقیه کارکنان اداری کمک کند.
طرح حرکت
یک جدول زمانی ایجاد کنید که برای تمام مراحل لازم حرکت شما امکان پذیر است. شما باید با بقیه تیم متحرک خود یا با مدیران و سرپرستان برای اطمینان از این که امکان پذیر است، بحث کنید.
برای یک دفتر کوچک، حداقل سه ماه برای آماده سازی و برای یک دفتر متوسط تا بزرگ، حداقل 6 تا 8 ماه نیاز دارید. کلید زودتر شروع شدن است.
گام بعدی جمع آوری تمام اطلاعات در فضای جدید است. سعی کنید طرح ها یا طرح های طبقه را بدست آورید تا بتوانید عناصر کلیدی مانند محل های برق، فضای ذخیره سازی، و غیره را شناسایی کنید و مهمتر از همه برای تعیین طرح دفتر جدید. همچنین ایده خوبی است که یک طرح کلی طرح فضای فعلی شما داشته باشید تا بتوانید دو را مقایسه کنید. اگر در دفتر فعلی که در حال کار نیست، حوزه هایی وجود دارد، آنها را شناسایی کنید تا بتوانند در فضای جدید شما حل شوند.
همچنین لیستی از مشکلات احتمالی را با فضای جدید ایجاد کنید، مانند یک منطقه پذیرش کوچکتر و یا منطقه ذخیره سازی کمتر یا شاید فضای باز بزرگتر که ممکن است نیاز به کابین بیشتر یا دیوار موقت داشته باشد. ممکن است لازم باشد نجارها یا نقاشان را استخدام کنید اگر دیوارها باید ساخته یا رنگ باشند.
ممکن است زمانی که فضای جدید به دست آمده، خطاب شده باشد، اما فقط مطمئن شوید که قبل از حرکت هیچ تغییر ساختاری یا تغییرات لوازم آرایشی لازم نیست.
جمع آوری تیم شما
برای دفاتر متوسط تا بزرگ، فرد (یا درخواست داوطلب) را از هر بخش یا بخش برای هماهنگی منطقه خاص خود اختصاص دهید.
می توان آن را به ناظر یا مدیر بخش اختصاص داده و سپس می توانید اطمینان حاصل کنید که هر کارمند مسئولیت بسته بندی میز، فایل ها و موارد شخصی خود را می گیرد. برای دفاتر کوچکتر، شما ممکن است خودتان باشید. اگر چنین است، شناسایی چندین افراد کلیدی که ممکن است بتوانند در جهت هماهنگی حرکت کمک کنند.
تیم شما همچنین می تواند در شناسایی مسائل جاری با فضای قدیمی و ارائه راه حل های احتمالی برای دفتر جدید کمک کند. این یک راه عالی برای جلب نظرات دیگر و دستیابی به توافق در مورد حرکت است اگر برخی در مورد تغییر بسیار هیجان زده نیست.
جلسات منظم داشته باشند
در برنامه خود، جلسات منظم را تنظیم کنید و اطمینان حاصل کنید که کارکنان از جزئیات جلسه اطلاع دارند و اطمینان حاصل کنید که همه می دانند که چه باید بکنند تا دفتر یا فضای کاری خود را بسته نگه دارند . مهم است که هر کس را آگاه کند تا نگرانی ها و نگرانی ها را محدود کند؛ در حال حرکت است برای همه درگیر استرس، به خصوص اگر تصمیم گیری در حال ارتباط نیست.
تعیین بودجه شما
اگر مقدار بودجه خاصی را برای حرکت خود اختصاص داده اید، قبل از اینکه موتور را استخدام کنید یا حتی قبل از بسته شدن اولین جعبه، هزینه ها را شناسایی کنید، مهم است.
تخصیص وظایف
کمیته متحرک خود را لیستی از وظایفی را که باید تکمیل شود را ایجاد کنید و اطمینان حاصل کنید که آنها به جدول زمانی / برنامه اضافه شده اند.
شما ممکن است از ارائه دهنده خدمات خاص مانند خطوط تلفن یا متخصصان شبکه کامپیوتری بخواهید. از هر مدیر بخش یا سرپرست خود بخواهید آنچه را که از منطقه خود لازم است، بپرسید. اطمینان حاصل کنید که مناطق مسکونی پوشش داده شده است، مانند محل پذیرش، لابی و مناطق ذخیره سازی.
یکی از مهمترین وظایف این است که استخدام کنندگان را استخدام کنید . شرکت های در حال حرکت وجود دارند که متخصص در امور اداری هستند. فقط اطمینان حاصل کنید که تحقیق خود را انجام دهید، از سوالات مناسب بپرسید، و این شرکت برای ارزیابی حرکت شما به دفترتان می آید. مانند هر حرکت خانوار، باید مطمئن شوید که این شرکت قابل اعتماد است و بهترین خدمات را برای هزینه دریافت می کنید. این کار را می توان به چند نفر اختصاص داد، هر یک از شرکت های خاص تماس و سپس مقایسه یادداشت ها. زود هنگام شروع کنید تا مطمئن شوید بهترین قیمت ممکن را دریافت می کنید.
لیست تماس بگیرید
شما باید مطمئن شوید که هر کس که با شما کار می کند، هر دو تامین کننده و مشتری، می دانند که شما در حال حرکت هستید.
ایده خوبی است که این کار را برای یک نفر برای نظارت اختصاص دهید. اطلاع رسانی مشتریان و مشتریان نیاز به ارتباطات خاص در اطراف جایی که شما در حال حرکت و چگونه کسب و کار در طول حرکت کار می کنند. چنین اطلاعاتی برای اطمینان از این که مشتریان شما برای خدمات شما جایی نداشته باشند ضروری است.