نکات مدیریت وظیفه مستقیم از کارشناسان
بنابراین شما باید تمام این موارد را برای انجام هر روز انجام دهید و فهرست شما پر است - چگونه می دانید چه اول، دوم و سوم انجام دهید؟
تقریبا هر کس احساس می کند که برای انجام دادن خیلی وقت دارد و زمان کمتری برای انجام آن دارد. اغلب این احساس غم انگیز ناشی از عدم توانایی برای اولویت دادن همه کارهایی است که به نظر می رسد فشار می آورد. اگر شما احساس می کنید که لیست کاری شما در طول یک دقیقه بیشتر طول می کشد و شما حتی نمی دانید که از آن شروع کنید، در اینجا نحوه شناسایی، ارزیابی و اولویت بندی وظایف خود را بیان می کنیم.
1. یک لیست ایجاد کنید
قبل از اینکه سعی کنید تعهدات خود را به ترتیب اهمیت مرتب کنید، وقت خود را برای جمع آوری فهرست جامع از همه چیزهایی که لازم دارید یا میخواهید انجام دهید. لیست خود را به بخش های مختلف برای وظایف مختلف تقسیم کنید. این دسته ها می توانند شامل موارد زیر باشند:
وظایف روزانه یا هفتگی
اینها "کارهای روزمره" هستند که می توانند شخصی باشند ( غذا خوردن و خرید مواد غذایی ) و یا جلسات گروهی در جلسات کاری (مرتبط با کار). اگر شما قبلا یک روال روزانه را دنبال کرده باشید، با این کارها آشنا خواهید شد اگر این کار را نکنید، زمان خوبی برای ایجاد آن است. آنچه شما می توانید متفاوت باشد - بعضی از مردم بدون نیاز به یادآوری خود برای بررسی ایمیل یا خرید مواد غذایی می بینند اما برخی دیگر یادآور ساختار را برای انجام اقدامات خاص در زمان های خاص یا در روزهای خاص قدردانی خواهند کرد.
وظایف با مهلت
این، بدیهی است، باید توسط یک تاریخ خاص انجام شود و قبل از آماده سازی نیاز باشد. نمونه هایی می تواند یک مقاله مدرسه ای باشد که در سه هفته به طول می انجامد و یا یک مهمانی که برای مدت شش ماه از آن استفاده می کنید.
این نوع کارها - اغلب به نام پروژه ها - بعدها می توانند به اجزای کوچکتر تقسیم شوند؛ به عنوان مثال، «نوشتن مقاله» ممکن است به خواندن کتاب های مربوطه، سازماندهی یادداشت ها، نوشتن یک طرح کلی، نوشتن پیش نویس اول و غیره بپردازد بر.
وظایف مجدد
این ها در فرکانس روزانه یا هفتگی اتفاق نمی افتند، اما پروژه های یک بار هم نیستند.
وظایف مجدد ممکن است شامل قرار دادن دندانپزشک یا انجام مالیات های سه ماهه شما باشد.
خود انگیزه، وظایف ضروری
این ها وظایف یا پروژه هایی هستند که شما می دانید که باید انجام دهید، اما هیچ کس نمی خواهد شما را بسازد. آنها به ندرت، اگر تا کنون، دارای محدودیت زمانی ساخته شده اند. فکر کنید که وب سایت کسب و کار کوچکتان را بهبود بخشد یا یک ارائهدهنده اصلی مراقبت اولیه پیدا کنید.
خود انگیزه، وظایف غیر ضروری
این ها فعالیت های لذت بخش تر است که با این وجود تمایل به سقوط از راه دور به عنوان دیگر، و بیشتر آشکارا ضروری وظایف جمع کردن آنها. فکر می کنم خواندن برای لذت و یا کار بر روی سرگرمی.
کارهای روزانه
این وظایف در پایین لیست کارهای خود و یا پشت ذهن شما قرار دارد، اما معمولا لازم نیست به زودی یا همیشه انجام شود. به عنوان مثال: رادیاتور خود را رنگ کنید
2. فهرست شما را سازماندهی کنید
هنگامی که همه چیز را ذکر کرده اید، می توانید ابتدا و برنامه خود را سازماندهی کنید. (چطور شما از نظر فیزیکی این کار را انجام می دهید - بر روی ورق کاغذ، یک برنامه ریز ، یک برنامه، یک تقویم آنلاین یا در غیر اینصورت، کمتر از آن چیزی را انتخاب می کنید که برای شما کار می کند و شما از آن استفاده می کنید.) بعضی از معیارها در مورد چیزی اندیشیدن:
فوری یا مهم
تمام وظایف را می توان به یکی از چهار دسته طبقه بندی کرد. اولین و مهمترین وظایف باید در اسرع وقت صورت گیرد؛ اگر ممکن است، وظایف فوری، اما مهم نیست، اما اگر نباشد، برنامه شما باید شامل انعطاف پذیری کافی و زمان اضافی برای جابجایی آنها در زمان ظهور باشد. مهم نیست، اما وظایف فوری نباید پیش از آن برنامه ریزی شود تا آنها فوریت نداشته باشند؛ وظایف که نه مهم و نه فوری می توانند به طور بالقوه حذف شوند، اگر چه از آنها لذت می برید، آنها باید در برنامه خود کار کنند تا به وظایف بیشتری نیاز نداشته باشند.
ارزیابی ارزش
شما می توانید ارزش یک کار را به روش های مختلفی قضاوت کنید. یکی ممکن است این باشد که آیا افراد دیگر تحت تاثیر قرار می گیرند و اینکه این افراد برای شما اهمیت دارند (تصویب رئیس شما و رفاه فرزندان بستگی به شما مهمتر از، مثلا، نظرات گروهی از غریبه هایی که توافق کرده اید برای پیوستن به یک ملاقات.) شما همچنین ممکن است وظایفی را که می بینید در طولانی مدت پرداخت کنید و یا به سادگی برنده شوید، اختصاص دهید.
یک مرجع که شما احتمالا در هنگام خواندن درباره اولویت بندی وظایف با آن مواجه می شوید، قاعده 80-20 یا اصل پارتو است که بیان می دارد که 80٪ اثرات از 20٪ علل است. این ممکن است برای شما اثبات شود، اما یادآوری خوب برای شناسایی آنچه شما واقعا در حال گذراندن وقت هستید و کدام یک از تلاش های شما در حال پرداخت است.
زمان بندی و انعطاف پذیری
یک برنامه عملکرد اجازه می دهد تا تغییرات و به رسمیت شناختن محدودیت های زمان. هنگام تعیین اولویت و برنامه ریزی روزهای خود، واقع بینانه باشید. هنگامی که شک دارید، وقت را که یک کار مشخص انجام می شود را بیش از حد ارزیابی کنید.
اگر دو بار وظیفه در یک زمان انجام شود، انتخاب اینکه برای شروع چه کارهایی را انجام دهید بستگی دارد. بعضی از مردم ترجیح می دهند کار ساده ای را از راه برای تمرکز بر پیچیده تر انجام دهند؛ دیگران احساس آرامش می کنند اگر اولین بار از وظیفه سخت تر شروع شوند و قبل یا بعد از انجام برخی یا همه این کارها انجام شود. به خاطر داشته باشید که قبل از رفتن به بعدی، مجبور نیستید از یک کار یا پروژه را از ابتدا تا انتها بردارید - مگر این که، البته، شما کار پیدا میکنید که این کار باعث افزایش بهره وری شما می شود.
وظایف کاری روزانه خود را حداکثر تا سه را محدود کنید. روز نیز می تواند شامل وظایف کوچکتر است که معمول تر و یا اهمیت کمتر یا فوری، اما بارگذاری بر روی وظایف عمده احتمالا منجر به استرس و ناامیدی می شود.
به یاد داشته باشید که اولویت ها می توانند تغییر کنند - اگر رئیس شما به شما نیاز دارد که در حال حاضر کاری انجام دهید، احتمالا اولویت قبلی شما احتمالا به مرحله دوم برمی گردد. این به این دلیل است که زمان بیشتری را به برنامه خود اضافه کنید تا بتوانید انعطاف پذیر باشید.
3. وظایف دسته ای
وظایف بارگیری یکی از موثرترین و کارآمدترین روشها برای به دست آوردن این کارها و انجام تمام کارها است. دسته بندی به سادگی به این معنی است که شما قبل از تعویض به چیزی دیگر، کار مشابهی را انجام می دهید. اولین قدم این است که وظایفی را که تا به حال انجام داده اید شناسایی کنید و سپس یک گردش کار ساده برای آنها پیگیری کنید. سپس با استفاده از این گردش کار، این وظایف را همزمان انجام می دهید.
دسته بندی نیاز به تکمیل کارهای مشابهی دارد که نیاز به منابع مشابه در "دسته" برای بهبود بهره وری و بهره وری دارند. در اینجا چند نمونه از این موارد وجود دارد:
- پرداخت تمام صورتحساب های شما در همان زمان
- تمام ایمیل های خود را یک بار در هفته باز کنید و آن را انجام دهید تا هر روز آن را جمع کنید و هرگز به آن دسترسی نداشته باشید
دسته بندی اجازه می دهد تا شما را به یک شیار انجام همان وظیفه بارها و بارها، بنابراین شما لازم نیست به هدر رفتن از بدانید دستورالعمل و یا آنچه که شما باید بعدا انجام دهید.
4. از بین بردن وظایف
هنگامی که تمام وظایف خود را ذکر کرده اید و آنها را از مهمترین و کمتر دسته بندی کرده اید، مشخص خواهد شد که کدام وظایف در پایین لیست قرار دارند. اینها بعضی اوقات ممکن است به شخص دیگری منتقل شوند، اما اگر این امکان وجود نداشته باشد، شما مجبورید تصمیم بگیرید که آیا زمان برای آنها برنامه ریزی شده یا آنها را از بین ببرید.
شما ممکن است وظایف خود را در لیست خود انجام دهید که لازم نیست انجام دهید و یا حتی می خواهید انجام دهید، اما شما احساس فشار برای اضافه کردن در برخی از نقطه (به ورزشگاه بروید، در باشگاه کتاب باشیم). این می تواند کاملا حذف شود.
در نهایت، ممکن است به سادگی بیش از حد برای انجام - اگر شما می توانید همه چیز را انجام نمی شود، بررسی حجم کار خود را به تعیین اینکه آیا شما فقط نیاز به برخی از تمرین بیشتر در اولویت بندی و یا آیا شما باید به کسی که شما دیگر نمی توانید ادامه دهید کار خاصی